Ако имейлите ви са твърде дълги, най-вероятно няма да бъдат прочетени, или, най-много, ще бъдат прегледани по “диагонал”.

В малкото е многото при писането на имейли. Има редица исторически примери, които потвърждават ефективността на краткостта в комуникацията. Един от тях е речта на Ейбрахам Линкълн в Гетисбърг, която остава в хрониките като паметна. Тя се е състояла едва от 272 думи.

Друг пример е Стив Джобс – визионерът на Apple, известен като ефективен комуникатор и предприемач. Той твърдо е вярвал, че за да бъде приет и адаптиран в живота на хората един продукт или идея, той трябва да бъде с прост дизайн, максимално изчистен, опростен във вътрешната комуникация между човека и машината, лишен от излишна информация. Това е причината iPhone и iPad да имат само един бутон. Презентациите на Джобс обикновено са съдържали само 3 картинки и 3 точки на слайд – това е било всичко. Сбитостта и опростеният дизайн работят.

В съвременната епоха сме толкова затрупани с информация, че 140-те знака са по-подходящи да описваме и обобщаваме от дългите текстове.

Най-добрите презентации на бизнес модели, които съм виждал пред рискови инвеститори, са с максимум 10 слайда, с по най-много 3 точки в слайд.

В малкото е многото!

Когато съм писал дълги имейли, вероятността да ми отговорят винаги е била по-малка. Същото може да се каже за параграфните структури – във всеки параграф не бива да има повече от 4 изречения. Наскоро осъзнах, че в имейлите си пиша параграфи от по 7 и повече изречения – това би довело до много по-малка вероятност да ми бъде отговорено.

Има причина мнозина сред нас да предпочитаме да използваме Twitter.

Споделям още няколко съвета за писане на по-работещи имейли.

Тъй като трябва да се научите да изрязвате и съкращавате, представете си, че писането на всяка дума би ви струвало 100 долара!

След всяко изречение, или точка в презентация, се запитайте “и какво от това?”. Ако не можете да си отговорите защо пишете това изречение, и защо е важно да го включите, го изтрийте.

Ако трябва да напишете дълъг имейл или доклад, уверете се, че имате ясно дефинирани извод, обобщение или заключително послание, и ги посочете в началото на текста на имейла, най-отгоре. Повечето хора няма да прочетат целия ви текст и без това.

Съдържанието на статията, или имейла, трябва да бъдат ясно дефинирани в полето “Относно” с една, максимум две думи.

Снимката може да говори повече от 1000 думи. Ако можете да обобщите фотографски документа, или да го свържете със снимка, тогава го направете. Има причини Pinterest и Instagram да са толкова популярни – снимките са наистина ефективен комуникационен инструмент.

От опит мога да кажа, че изпълнителните директори и потенциалните инвеститори имат изключително краткосрочно внимание в наши дни и в средата в която живеем, изпълнена с множество екрани. Затова, ако ще презентирате пред мениджъра на компанията ви, пред потенциален инвеститор или клиент, или пред друго важно лице, включете възможно най-малко думи.

С това наум, ще бъдете по-успешни в света на бизнеса, а защо не и изобщо.

Крис Хараоун, основател на американския сайт BusinessCareerCouching, в Inc.com